Vraag een willekeurige ondernemer of zijn e-mail en bestanden geback-upt worden, en het antwoord is meestal: “Ja, dat zit in Microsoft 365.” Het is een begrijpelijk misverstand, en een gevaarlijk misverstand. Microsoft zorgt dat de dienst blijft draaien. Microsoft zorgt níet dat jouw data terugkomt als die verdwijnt. Dat onderscheid staat gewoon in Microsofts eigen voorwaarden: het beschermen van je data is en blijft jouw verantwoordelijkheid, en Microsoft raadt zelf aan om externe back-updiensten te gebruiken.
Wat Microsoft wél voor je regelt
Voor de duidelijkheid: Microsoft doet veel. Je data staat redundant opgeslagen in meerdere datacenters, dus een kapotte server bij Microsoft kost jou geen data. Verwijderde items zijn een beperkte periode terug te halen uit prullenbakken, en met retentiebeleid kun je bewaartermijnen afdwingen. Dat is beschikbaarheid en dat is prima geregeld.
De scenario’s waarin je data echt weg is
Beschikbaarheid is alleen geen back-up. Deze scenario’s komen in de praktijk het vaakst voor, en in geen van alle helpt Microsoft je aan je data terug:
Ransomware. Versleutelde bestanden synchroniseren keurig mee naar OneDrive en SharePoint: de versleutelde versie overschrijft de goede. Versiegeschiedenis helpt soms, maar aanvallers richten zich daar tegenwoordig ook op.
De menselijke fout die te laat opvalt. Een verwijderde map, een overschreven document, een opgeheven mailbox van een vertrokken collega. Na de retentietermijn is het definitief weg, en “te laat opvallen” is precies wat er in de praktijk gebeurt.
Het gecompromitteerde beheerdersaccount. Wie beheerrechten heeft, kan data én prullenbakken én retentie-instellingen wissen. Als je enige kopie in dezelfde omgeving staat als het account dat gehackt is, heb je geen kopie.
De boze of slordige vertrekker. Een medewerker die voor vertrek zijn OneDrive leegtrekt of mappen wist. Komt vaker voor dan je denkt, valt vaak pas weken later op.
Wat een echte back-up anders doet
Een echte back-up staat buiten je Microsoft-omgeving, draait automatisch en dagelijks, bewaart versies over een lange periode en, cruciaal: het terugzetten is getest. Een back-up die nooit een hersteltest heeft gehad is een aanname, geen zekerheid. Voor zorgorganisaties komt daar nog een laag bij: NEN 7510 stelt beschikbaarheid van informatie als kerneis, en een aparte geteste back-up is daar de logische invulling van.
Wat dit je kost, en wat het je bespaart
Een zakelijke Microsoft 365-back-up kost per gebruiker per maand ongeveer evenveel als één kop koffie. Zet dat af tegen één verloren mailbox van een vertrokken accountmanager, één ransomware-incident of één dossier dat je bij een geschil niet meer kunt tonen. Dit is een van de goedkoopste verzekeringen in je hele IT-landschap.
Wij richten een aparte, geteste back-up van je hele Microsoft 365-omgeving in, voor een vaste prijs in 5 werkdagen. Alles rond back-up en herstel structureel geregeld? Bekijk Back-up & continuïteit.